Secretária Executiva

Outros nomes para esta profissão

assistente de diretoria, assistente executivo, secretária, secretário executivo.

O que faz?

Presta auxílio e assistência à diretores e presidentes de empresas, responsabilizando-se por atividades operacionais que são essenciais para que estes profissionais tenham mais controle e organização de seu trabalho.

As funções de uma secretária executiva variam de acordo com o segmento da empresa em que o executivo estará atuando. Por exemplo, executivos de empresas do ramo Jurídico ou de Tecnologia precisam de diferentes tipos de assistência em seu dia a dia.

Geralmente, desenvolve atividades como:

• Controlar a agenda do executivo, sendo a responsável por agendar ou desmarcar reuniões, planejar viagens e etc.
• Organizar ambientes para reuniões, festas e eventos da empresa.
• Auxiliar os departamentos que precisam de contato ou apoio do executivo
• Elaborar atas de reuniões, ofícios e comunicados.
• Receber, conferir e encaminhar documentações sendo a responsável pela organização de arquivos e documentos de posse do executivo.
• Realizar atendimento telefônico ou presencial à clientes, parceiros ou outros indivíduos que entrem em contato com o executivo.
• Elaboração de relatórios e apresentações.

• Controle de pagamentos e reembolsos pertinentes ao executivo.

Em resumo, suas funções giram em torno de auxiliar o executivo a desenvolver o seu trabalho, facilitando sua comunicação com outros profissionais e organizando e controlando agendas e documentações. Além disso, também contribui para o desenvolvimento e ações estratégicas da organização.

Áreas de atuação

Os secretários executivos atuam na área administrativa.

Em relação a segmentos empresariais, o mercado de trabalho para secretárias é amplo e não se restringe a apenas um segmento específico. Afinal, diretores, presidentes e líderes em geral, independente da área em que atuam, precisam de um profissional para prestar assistência e auxílio com a organização de diversos itens de seu dia a dia - e é aí que entra em cena a secretária executiva.

Portanto, as vagas de emprego para secretária executiva estão em locais como:

• Comércios de Varejo e Atacado
• Empresas de Tecnologia
• Consultorias jurídicas
• Terceirizadas em geral
• Instituições públicas
• Construtoras

Em relação ao porte, executivos de empresas de pequeno, médio e grande porte precisam do trabalho de uma secretária em seu dia a dia.

Pré-requisitos para esta profissão

• Superior completo ou cursando em Secretariado
• Experiência profissional com atividades administrativas, em cargos como: assistente administrativo ou auxiliar administrativo/financeiro
• Pacote Office nível intermediário
• Boa comunicação
• Habilidades de organização
• Perfil simpático e paciente

No entanto, existem algumas vagas de emprego que acabam determinando requisitos diferentes. Tais como:

• Conhecimentos de outros idiomas
• Registro SRTE (Registro Profissional na Superintendência Regional do Trabalho do Estado de São Paulo)

Alguns poucos casos determinam apenas o ensino médio completo como requisito de formação. Estes são os casos em que a secretária executiva irá desempenhar funções de menor complexidade.

Formação desejada

Quase todos os contratantes de secretária executiva, exigem que o candidato tenha ensino superior completo em Secretariado.

Afinal, este é o curso que dará ao profissional conhecimentos profundos sobre atividades pertinentes ao seu dia a dia, abordando até questões jurídicas, saiba mais:

Secretariado: disponíveis nas modalidades tecnólogo e bacharelado com duração de 2 e 4 anos, respectivamente. Contém em sua grade curricular tópicos essenciais para uma secretária executiva como, ciências jurídicas, ciências sociais, idiomas estrangeiros e gestão secretarial. Saiba mais sobre este curso e descontos de até 80% para a sua formação!

Graduação

Veja abaixo algumas faculdades que oferecem o curso de Secretariado com bolsa de estudo:

• UNICID
• Cruzeiro do Sul
• FAM
• UNIP

Cursos Online

Cursos online são ótimos para enriquecer o currículo e demonstrar aos empregadores que você de fato possui amplos conhecimentos sobre a área em que pretende atuar, que neste caso é o secretariado.

Separamos um curso online altamente indicado para quem pretende ser uma secretária executiva:

Curso de Secretariado Executivo na Prática: Em 39 aulas, aborda temas como gestão secretarial, gestão de projetos, gestão documental, marketing pessoal e diversos outros assuntos extremamente úteis para o dia a dia de uma secretária executiva! Saiba mais sobre este curso.

Como faço para atuar nessa área?

Para se tornar uma secretária executiva, é preciso seguir estes passos abaixo.

• Buscar por uma graduação em Secretariado.
• Desenvolver experiência profissional com atividades administrativas, em cargos como: auxiliar administrativo ou assistente financeiro.
• Fazer cursos complementares para enriquecer o currículo e aprofundar os conhecimentos, tornando-se um profissional com diferenciais no mercado de trabalho. Uma boa dica seria fazer um curso de idiomas ou de direito empresarial, por exemplo.
• Desenvolver conhecimentos de informática, sendo um grande diferencial saber manusear a ferramenta Excel em nível avançado.
• Elaborar um currículo com objetivo profissional de Secretária Executiva (dicas logo abaixo!)
• Buscar por vagas de secretária executiva ou concursos públicos abertos para este cargo.

Dicas de Currículo para Secretária Executiva

É comprovado que um currículo bem estruturado, com clareza e objetividade em suas informações tem um grande potencial de atrair os olhares dos empregadores e aumentar as chances de uma contratação.

Por isso, separamos para você um modelo de currículo e também algumas dicas de currículo para Secretária Executiva.

Objetivo Profissional: Esta seção deve ficar logo no início do currículo, abaixo dos dados pessoais e deve conter apenas o nome do cargo que se deseja assumir e no máximo, a área de atuação. Neste caso, ficaria apenas “Secretária Executiva”. Podendo ser uma opção também “Secretária Executiva - Área Jurídica”. Veja este artigo sobre objetivo profissional no currículo para mais dicas! Resumo Profissional: Em não mais que 3 linhas, faça um resumo profissional sobre você: falae sobre a sua formação, sua experiência com atividades administrativas e de atendimento ao público e suas principais habilidades. Caso possua conhecimentos de outros idiomas, é interessante incluir neste resumo. Formação Acadêmica: Começando da sua formação mais recente, inclua as informações sobre a sua graduação em Secretariado. Não é preciso incluir o seu Ensino Médio nesta seção. Experiências Profissionais: Começando da sua experiência mais recente, cite todas as experiências relevantes da área administrativa que você possui.

E depois que ele estiver pronto, você pode se candidatar para as vagas de secretária executiva aqui na Catho!

Artigos interessantes para Secretárias Executivas

A leitura de textos que exploram aspectos da área de atuação é um hábito fundamental para ser um profissional de sucesso. Separamos alguns textos com reflexões e informações interessantes para profissionais de secretariado:

Eficiência? Você pode aprender com as secretarias Secretária bilíngue pode ter salário até 36% maior O perfil da secretária moderna O mercado de trabalho da secretária executiva