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Recrutamento: confira as principais etapas e boas práticas

Montar uma equipe de profissionais habilidosos, produtivos e com diversas competências desenvolvidas é uma tarefa extremamente estratégica. Tudo começa no processo de recrutamento, o momento de definir o perfil ideal, analisar os currículos recebidos e selecionar os profissionais mais adequados para desenvolver o trabalho.

Contar com os melhores talentos é indispensável para se manter competitivo, minimizar erros processuais, desenvolver melhorias nos processos e conseguir melhores resultados para então ter uma posição de destaque em seu segmento.

Entretanto, existe uma série de fatores que podem levar uma empresa a não tomar as melhores decisões na hora de preencher uma vaga, o que irá impactar nos resultados, modificar comportamentos e, em alguns casos, até distorcer o clima organizacional. 

Além disso, o custo de desligamento sempre traz prejuízos à corporação. Encontrar um novo profissional para assumir a vaga mal preenchida leva tempo e, até que isso aconteça, todo o processo produtivo e/ou as rotinas administrativas ficam defasadas. Sem contar que os colaboradores ficam sobrecarregados durante todo este período.

A contratação de profissionais é complexa e se modifica constantemente 

Pode até parecer um procedimento comum para um empreendedor ou profissional de RH escolher uma pessoa adequada para preencher uma vaga em sua empresa. Porém, o processo de contratação de profissionais é mais complexo do que parece, existem critérios a serem definidos, etapas de recrutamento, análise de perfis e uma jornada a ser construída.

Outro ponto que aumenta a complexidade da contratação de profissionais é o fato deste procedimento ter passado por mudanças radicais nos últimos anos. O uso de ferramentas digitais para seleção e recrutamento de profissionais e busca de empregos, tornou-se algo corriqueiro. Em algumas empresas quase não existe mais recebimento de currículos físicos pois todo o processo é online. 

Por isso, é preciso se adequar a essas mudanças e usá-las ao seu favor durante o processo de contratação para garantir que ele continue sempre atualizado e assertivo. 

Como funciona o processo de contratação

Para muitos empreendedores e gestores as etapas do processo de recrutamento e seleção não são completamente conhecidas. 

Médias e grandes empresas costumam ter uma equipe de RH e processos seletivos mais estruturados, e isso pode deixar as etapas mais claras e rápidas. Empresas menores ou empreendedores que tenham uma limitação de time ou recursos, podem contar com ferramentas e a tecnologia para apoiar nessa missão de atrair talentos com mais agilidade. 

Confira agora cada uma das fases do processo de recrutamento e seleção e o que você pode fazer para conseguir contratar o profissional mais adequado para a sua empresa.

1º etapa – Definição da vaga e do perfil profissional adequado

Esta etapa é fundamental para conseguir currículos de profissionais de acordo com o que sua empresa procura. Vai muito além de determinar o cargo, é a etapa que define um conjunto de habilidades, experiências, competências e comportamentos ideais em um futuro colaborador.

É aqui que se inicia o processo de recrutamento e seleção, o qual será concluído corretamente quando o profissional com o perfil desejado pela empresa for contratado. Para estabelecer isto, conversas com o gestor solicitante da vaga são fundamentais para garantir que seus requisitos sejam atendidos e que o futuro profissional esteja alinhado às necessidades e expectativas da organização. 

Por isso, é necessário que esta etapa seja desenvolvida com calma e racionalidade, pois se ela for feita errada e sem atenção, todo o processo de contratação será prejudicado e irá resultar em uma contratação problemática.

2º etapa – Divulgação da vaga

De nada adianta definir cargo e perfil profissional para preencher as vagas e ninguém saber que a empresa precisa de novos colaboradores, não é mesmo? Esta etapa se resume basicamente à publicidade da vaga e quais meios serão usados para isso.

Existe uma série de maneiras para encontrar novos profissionais, confira algumas delas:

  • Portais de empregos online;
  • Site da empresa (Trabalhe Conosco);
  • Sua rede de contatos;
  • Indicação;
  • Instituições governamentais;
  • Agências de recrutamento e seleção;
  • Redes sociais;
  • Grupos do WhatsApp.

É importante definir muito bem quais serão os canais usados para divulgação da vaga, pois eles podem ser custosos (tanto em tempo, quanto em dinheiro), assim como podem sobrecarregar o empreendedor e/ou equipe de RH pela quantidade de currículos que chegarão. Não saia atirando para todos os lados, é preciso optar por agilidade e eficiência. Neste caso, a publicação da vaga pode ser feita numa plataforma online, que direciona seu anúncio para os profissionais certos e simplifica o trabalho de seleção. 

3º etapa – Triagem e seleção de currículos

É hora de fazer a triagem dos currículos recebidos, normalmente estamos falando de uma infinidade deles. Por isso, para começar a organizar e separar os mais adequados à vaga, é preciso passar a peneira grossa e depois o pente fino, ou seja, primeiro a triagem e na sequência a seleção de currículos.

Durante a triagem, que é o filtro menos refinado, deverão ser separados todos os currículos que cumpram os requisitos para a vaga. Ex: ensino superior em Pedagogia, especialização em Gestão, experiência em direção de escolas, inglês e espanhol fluente.

Após isso, somente os profissionais adequados sobrarão. É neste momento em que as particularidades de cada candidato serão analisadas e ponderadas para identificar quais são os melhores talentos disponíveis para contratação. 

É importante observar as experiências nos empregos anteriores, rotinas e responsabilidades exercidas, o tempo de atuação nos últimos trabalhos e se eles foram no mesmo segmento. Também é fundamental identificar a coincidência entre a escolaridade e os cargos anteriores, caso ela exista, é um indicador de interesse por parte do profissional de continuar atuando na área. Isso pode demonstrar uma oportunidade de talento que pretende se engajar e desenvolver carreira na função requisitada na vaga e futuramente em outras relacionadas com ela.

4º etapa –  Primeiro contato e agendamento das entrevistas

Após a triagem e seleção de currículos você já terá definido quais os candidatos mais interessantes para agendar as entrevistas. Serão todas feitas no mesmo dia? Quais são os melhores horários e dias para isso?

Definindo esses pontos, o próximo passo é entrar em contato para identificar a disponibilidade desses profissionais, questionar sobre o interesse deles pela vaga, comprovar suas habilidades e, por fim, agendar a entrevista de cada um deles. 

Tome cuidado para não se atrapalhar na agenda e causar problemas nas entrevistas. Essa desorganização pode tanto atrapalhar a empresa, quanto o profissional desempregado que pode ter compromissos importantes no dia.

Isso passa a imagem de descaso da empresa com os colaboradores e pode atrapalhar muito na hora de conseguir novos talentos, afinal, mesmo não sendo correta, a primeira impressão é sempre a que fica.

Para evitar  que esse problema aconteça, você pode perguntar sobre a disponibilidade da pessoa realizar a entrevista por videoconferência, é uma maneira de poupar tempo, gastos e esforços dos dois lados. Atualmente, com qualquer smartphone é possível fazer vídeo chamadas. 

5º etapa – Realização das entrevistas

O primeiro ponto essencial durante a entrevista é garantir que o diálogo aconteça amigável e educadamente. Afinal, a pessoa que estará sendo avaliada por você poderá fazer parte de sua equipe no futuro e, mesmo que não faça, é sempre bom deixar evidente a boa relação interpessoal e o respeito mútuo dentro da empresa. Esta etapa é o ápice do processo de contratação. 

A entrevista pode acontecer de 3 formas:

  • Estruturada – com um roteiro de perguntas pré-definidas;
  • Não estruturada – o entrevistador desenvolve o diálogo e as perguntas ao decorrer da entrevista;
  • Semiestruturada – existe um roteiro de perguntas para a entrevista, porém, o entrevistador tem autonomia para direcionar o diálogo de acordo com o interesse e o momento.

É interessante também formular uma lista de testes de avaliação de conhecimento, habilidades e análise de comportamento. Confira os principais testes para seleção:

  • Análise de perfil comportamental;
  • Teste de conhecimentos específicos (normalmente relacionados à função que será exercida);
  • Teste de proficiência em idiomas estrangeiros;
  • Teste de raciocínio lógico;
  •  Dinâmicas individuais e/ou de grupo.

Leve em consideração que existem portais de seleção e recrutamento que permitem que esses testes sejam realizados online. Utilizar essas ferramentas flexibiliza e dinamiza o processo de contratação para recrutador e candidato, além de entregar para a empresa todas as informações relacionadas aos candidatos e resultados dos testes “mastigados” e organizados.

Por fim, após todas as etapas serem concluídas, é provável que o candidato ideal já tenha sido encontrado. Neste momento, entre em contato com todos que participaram do processo seletivo o mais rápido possível para dar um feedback sobre o resultado da vaga, seja ele positivo ou negativo. Por e-mail ou telefone, é fundamental dar um retorno a todos os participantes. 

No entanto, não seja ansioso ou precipitado, caso sinta que o profissional adequado não foi encontrado, realize todo o processo novamente, é menos trabalhoso e custoso que uma contratação mal feita.

Nessa fase final, é muito importante apostar nas soluções digitais e em empresas especializadas para executar parte ou todo o processo de contratação, agilizá-lo e torná-lo mais assertivo. Este procedimento é de extrema importância e não deve ser feito integralmente sozinho caso exista falta de experiência e principalmente insegurança para realizá-lo. Portanto, se acreditar que seja necessário, não deixe de procurar ajuda!

E então, gostou de aprender as etapas e as melhores práticas para o processo de contratação de profissionais? Se quiser se aprofundar no assunto, continue navegando no blog e leia o conteúdo Recrutamento perfeito: o que fazer para contratar com mais eficiência. 

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