Vaga de Administrative Assistant
1 vaga: | Publicada em 14/05
- A Combinar
Sobre a vaga
Empresa multinacional do segmento de industria busca uma pessoa para atuar como
Assistente Executivo / Executiva do nosso escritório localizado em Barueri, São
Paulo, responsável por organizar e realizar as atividades da área administrativa
relativas, secretaria, facilities e atividades afins como atualização de dados, de
cadastros, organização de eventos e agendas, controle e tramitação de documentos,
bem como definir normas e procedimentos de atuação com o objetivo de atender as
necessidades e objetivos da empresa e do membros executivos da organização.
Responsibilidades:
Como Assistente Executivo / Executiva, seu trabalho é interno e 100% presencial. Irá realizar outras atividades correlatas e/ou inerentes aos procedimentos do seu processo de trabalho a critério do seu superior imediato, sempre que necessário. Sua rotina consiste em fazer a gestão das seguintes áreas, mas não limitado a:
Recepção
Atualização da Lista de Contatos
Controle de Correspondências (Recebidas e Enviadas)
Organização de Agenda de Reuniões
Organização das Salas de Reunião / Copa
Controle e Organização dos Coffees
Solicitar Cartões de Visita
Acompanhar as Solicitações de Cartório
Pagamentos em Geral
Manutenção de carros dos membros da Equipe Executiva
Visitas e Eventos
Reserva e organização de salas, restaurantes, transporte, etc
Gestão de fornecedores
Recepção de visitantes
Organização de Eventos em Geral
Facilities
Administração do Contrato de Prestação de Serviço
Manutenções e Reparos prediais
Controle dos Estoques (Almoxarifado, Copa, Higiene e Primeiros Socorros)
Compras de Suprimentos
Pagamentos em Geral (aluguel, condomínio, prestadores de serviços, etc.)
Viagens e Táxis
Solicitações de Viagens a membros da Equipe Executiva
Aprovações das Solicitações de Viagens
Uber - Solicitações de Corridas
Manutenção da Base de Dados da Uber, Agencia de Turismo e Frota (combustível)
Requisitos
Graduação Superior em Administração, Secretariado ou áreas correlatas a função;
Conhecimento em atividades administrativas de escritório;
Inglês intermediário mandatório;
Habilidades de organização, proatividade, comunicação efetiva e trabalho em
equipe.