Vaga de Administrativo

1.1. Definição da Necessidades 1 - Gestão de Documentos: Organizar, arquivar e manter documentos importantes, incluindo contratos, relatórios, correspondência e registros da empresa. 2 - Coordenação de Reuniões e Eventos: Agendar e coordenar reuniões, conferências, treinamentos e eventos, garantindo que todas as logísticas estejam no lugar. 3. - Atendimento ao Cliente: Responder a perguntas e solicitações de clientes internos e externos, fornecendo informações e assistência quando necessário. 4 - Gestão de Correspondência: Triar, distribuir e responder a e-mails e correspondências da empresa. 5 - Atendimento Telefônico: Atender e direcionar chamadas telefônicas, bem como fornecer informações básicas aos chamadores. 6 - Gestão de Agenda: Manter e atualizar a agenda do departamento ou gerente, agendando compromissos e garantindo que os prazos sejam cumpridos. 7 - Elaboração de Relatórios: Coletar e compilar dados para criar relatórios e apresentações, muitas vezes usando ferramentas como o Microsoft Excel ou PowerPoint. 8 - Processamento de Despesas: Auxiliar na coleta de recibos e documentos relacionados a despesas e ajudar na criação de relatórios de despesas. 9 - Apoio a Recursos Humanos: Auxiliar o departamento de RH no recrutamento, integração de novos funcionários, manutenção de registros de funcionários , administração de benefícios e acompanhamento (folha de ponto). 10 - Assistência a Departamentos Específicos: Prestar apoio administrativo a departamentos específicos, como o financeiro, marketing ou vendas, ajudando em tarefas relacionadas a orçamentos, relações com clientes, campanhas de marketing, entre outras. 11 - Gestão de Estoque e Suprimentos: Manter o controle de estoque de materiais de escritório, suprimentos e equipamentos, fazendo pedidos conforme necessário. 12 - Treinamento de Assistentes Administrativos Júnior: Orientar e treinar assistentes administrativos mais juniores, ajudando-os a aprender as rotinas do escritório e as políticas da empresa. 13 - Gestão de Projetos: Participar na gestão de projetos, auxiliando na organização de tarefas, cronogramas e comunicação entre as partes envolvidas. 14 - Organização de Viagens: Agendar viagens, fazer reservas de hotéis, comprar passagens e preparar itinerários para funcionários que viajam a negócios. 15 - Administração de Sistemas e Tecnologia: Colaborar com a equipe de TI na administração de sistemas, software e equipamentos de escritório, garantindo que estejam funcionando sem problemas. 16 - Manutenção de Registros: Manter registros de contatos, fornecedores, contratos e outros documentos relevantes. 17 - Assistência em Relações Públicas: Colaborar com atividades de relações públicas, incluindo a organização de eventos, lançamentos de produtos e campanhas de marketing. 18 - Contabilidade Básica: Realizar tarefas financeiras básicas, como reconciliação de contas e acompanhamento de despesas. Experiências com ERP ou desejável ferramentas do SAP.