Vaga de ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE GRUPOS E EVENTOSTemporária
1 vaga: | Publicada em 27/04
- A Combinar
Sobre a vaga
Ser responsável pela coordenação do departamento de vendas assistindo à toda
equipe de vendas, a fim de ajudar a atingir os objetivos do Business Plan.
FUNÇÕES ESSENCIAIS
Média Percentagem de Tempo
10
%
Relatório de activities para execução do trabalho do dia
80
%
Elaboração de propostas de eventos com hospedagem de grupos (minimo 10 aptos) e de
grupos sem eventos
10
%
Atendimento a clientes (pessoalmente e telefone), reuniões, etc...
FUNÇÕES SUSTENTADORAS
Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser requerida para
realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com a percentagem de
tempo realizando cada função para ser exclusivamente determinada pelo supervisor
baseado em requerimentos particulares da empresa.
Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton nos quais seu departamento
é avaliado pelo Hóspede Misterioso.
Verificar disponibilidade de salas e elaborar propostas dos eventos com hospedagem
de grupos (mínimo de 10 aptos) e de grupos sem eventos. Existem exceções para
grupos com a autorização de Revenue com menos de 10 apartamentos.
Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçar o
relacionamento com os mesmos.
Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos, efetuando
ligações para melhor entendimento do negócio.
Programar visitas de familiarização no hotel e atender à solicitações imprevistas.
Atuar como intermediário e colocar o cliente em contato direto com o staff do
hotel quando necessário.
Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas dando suporte na verificação de
disponibilidade das salas oferecidas para o evento com grupo otimizando a
utilização dos espaços
Reportar mensalmente a Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funções e
os resultados alcançados contra as metas estabelecidas.
Atualizar diariamente suas atividades no Delphi, preenchendo as activities do
sistema conforme padrão.
Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas dentro de 24
horas.
Elaborar e enviar todo tipo de correspondência necessária para a boa operação do
seu departamento e demais departamentos do Hotel.
Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e com
os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos dos Padrões da
Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente.
Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender
e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como
colocá-las na espera e como transferí-las.
Participar de reuniões de vendas a que for solicitado.
Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e
transmite seus conhecimentos e experiências a seus colegas.
Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e
espírito de cooperação.
Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.
Realizar seguimento dos grupos e eventos já confirmados para que o pagamento seja
efetuado nas datas previstas.
Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.
Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.
Chamar o hóspede pelo nome sempre.
Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar
sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar
os resultados.
ORIENTAÇÃO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS
Acompanhar as degustações realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu
sugerido para o evento.
Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para a apresentação do menu,
e discute as possibilidade de novas opções.
Realizar reuniões junto ao Supervisor de Banquetes e o cliente para repassar
detalhes de todo o andamento da festa e seus detalhes especiais.
Recepcionar os clientes no dia do evento, dá suporte ao supervisor e confere
últimos detalhes.
Apresenta-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e
apresentação pessoal.
Cumprir com os horários estipulados e se adapta às mudanças de acordo com as
necesidades operacionais do hotel.
REQUERIMENTOS FÍSICOS:
Chave de Frequência:
Raro - até 1 hora, Ocasional - 1-3 horas, Frequente - 3-6 horas, Constante - 6-8
horas
Atividade Física Frequência
Sentado Constante
Andando, Subindo Escada Ocasional Agachando/ Curvando, Dobrando joelho/
Inclinando-se para frente (cabeça e ombros) Ocasional
Agarrar, Alcançar, Apanhar Raro
Empurrar / Puxar Raro
Visão Próxima Constante
Visão Longe Ocasional
Escutar Constante
Conversar Ocasional Suspender/Carregar (15 lbs = 68,04 kg) 453,6 g = 1 lbs Raro
Viajar Raro
OUTROS DEVERES
Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar conhecimento do trabalho e dos
padrões de serviço.
Freqüência regular em conformidade com os padrões, que podem ser estabelecidos
pelo Hilton de tempo a tempo, é essencial à realização com sucesso desta posição.
Colaboração interdepartamentais desenvolvendo temporariamente outra função desde
que requerido pelo seu superior.
REQUERIMENTOS DE SEGURANÇA
A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes prevê o cuidado da adequação
ergonômica durante a jornada de trabalho, para evitar lesões por esforço
repetitivo.
Respeitar e fazer respeitar as normas de segurança para as pessoas, instalações e
equipamentos do Hotel.
Cuidar eficazmente dos utensílios e equipamentos de trabalho, mantendo-os limpos e
em ordem.
Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de
reciclagem.
Conhecer e cumprir com as disposições de conservação ambiental do hotel.
Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os
hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.
· Ter conhecimento de como proceder em caso de incêndio e emergência.
· Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra
os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.
RELAÇÕES ORGANIZACIONAIS
Posições subordinadas a Assistente de Grupos & Eventos:
· N/A
CONHECIMENTO DE TRABALHO ESPECÍFICO E HABILIDADE
O indivíduo tem que possuir o seguinte conhecimento, perícias e habilidades e ser
capaz de explicar e demonstrar que ele ou ela pode realizar as funções essenciais
do trabalho, com ou sem acomodação razoável.
Habilidade para preparar o formulário de grupos para até 15 apartamentos com todas
as informações necessárias para aprovação do Gerente responsável e envio do
orçamento ao cliente.
Conhecer e promover as facilidades do hotel e conhecer em profundidade as
fortalezas e debilidades do hotel e de seus concorrentes.
Conhecimento dos diferentes estilo de montagens de salas.
Conhecimentos básico de equipamentos áudio visuais.
Habilidade de relacionamento interno e externo (clientes), demonstrando sempre
calma, diplomacia e respeito.
Proficiência do sistema Delphi.
Habilidade de navegação nos sistemas do pacote windows, Word, Powerpoint, Excel,
Outlook, Internet, Intranet.
Habilidades pessoais para garantir satisfação dos hóspedes e clientes.
Habilidade de coordenar e administrar multifunções, além de auxiliar de acordo com
a necessidade os demais colegas de grupos & eventos.
PADRÕES DE QUALIFICAÇÃO
EDUCAÇÃO
Curso superior Completo
Inglês nível Intermediário
Conhecimentos em computação (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
Conhecimento do Programa Delphi