Vaga de Assistente Administrativo II

Manter contato com os clientes para verificar os procedimentos a serem utilizados na emissão dos certificados, de acordo com as normas da empresa; Emitir certificados e informativos para clientes; Contatar clientes e despachantes quando necessário para esclarecimento de dúvidas; Fornece informação aos clientes com relação as quantidades do resumo operacional, certificado e qualidade de relatório de análises; Conhecer a rotina de despachos de amostra ao exterior; Conhecer toda a rotina de emissão de certificados em português e Inglês; Elaborar planilha de CBB (Ordem de Serviços) para melhor controle das nomeações; Emitir certificados de qualidade e quantidade dos produtos de acordo com o solicitado pelo cliente; Realizar abertura de ordem de serviços em sistema para geração do número do certificado, a fim de identificação do processo; Controlar relatórios emitidos de navios e amostras recebidas mensalmente para melhor análise dos gestores; Conferir certificados para garantir a exatidão das informações junto ao cliente; inserir relatórios em sistema de todos os detalhes da operação para registro; Informar para ANP, através de planilha eletrônica padronizada pela agência, o controle mensal das operações no porto de Santos relacionados aos derivados de petróleo, a fim do cumprimento da norma estabelecida por este órgão; Digitar resultados das preparações de amostras físicas e análises químicas; Enviar os resultados das amostras aos clientes; Ministrar esporadicamente o DDS (Diálogo de Saúde e Segurança); Oferecer suporte na área administrativa da filial; Efetuar o lançamento de solicitação de compras no sistema e acompanhar os processos de aprovação; Efetuar rateio do custo de compras e enviar para pagamento; Auxiliar na realização de orçamentos de materiais diversos (equipamentos; materiais de consumo; materiais de escritório, etc), sempre visando o melhor custo x benefício para a filial; Controlar através de planilha eletrônica as despesas de cada departamento, realizando o rateio dos serviços (motoboy, táxi, correios, material de escritório, cotação) da filial; Receber as notas de Pessoa Jurídica, fornecedores e recibos, efetuar o rateio e encaminhar para pagamento; Efetuar serviços externos como correios, bancos e outros; Acompanhar o processo de comunicação visual da filial; Gerar ordens de serviços para emissão de notas fiscais; Conferir cobranças de invoices intercompany; Realizar emissão e cancelamento de notas fiscais; Preencher planilha do total faturado no mês da filial; Fazer lançamentos e conferir dados do cliente no sistema ATIC; Cumprir com os objetivos definidos na política integrada de qualidade, meio ambiente, segurança e saúde do trabalhador;