Vaga de Assistente Administrativo - IPS

-Acompanhar os gastos realizados e orientar quanto a prestação de contas; -Elaborar relatórios financeiros para controle de gastos, Inserir e manter atualizado dados em planilha financeira de todo o período de duração do projeto; -Acompanhar a equipe executiva nas reuniões internas e externas para elaboração das atas de reuniões de trabalho; -Auxiliar a Coordenação e Vice Coordenação no faturamento de despesas; -Emitir notas fiscais; -Controlar contas a pagar e receitas; -Cuidar das folhas de frequência e de pagamento, de pesquisadores, bolsistas desses contratados, observância aos direitos trabalhistas; -Planejar e controlar as atividades da secretaria do projeto em consonância com a Coordenação e Vice -coordenação do projeto; -Atender ao pessoal da comunidade UFBA (pesquisadores e bolsistas) e ao público externo, bem como e realizar agendamentos de 8h às 17h; -Atualizar prontuários de bolsistas e pesquisadores do projeto; -Fornecer informações para a alimentação no sistema institucional; -Cuidar da organização e do arquivamento de documentos; -Controlar a frequência de pesquisadores, bolsistas e professores contratados; -Realizar tarefas administrativas diárias para garantir o funcionamento do projeto; -Realizar a impressão e distribuição de documentos e materiais diversos, como materiais de apoio didático às atividades, certificados, etc.; -Organizar o acervo de livros, CDs, DVDs e materiais digitais usados por pesquisadores, bolsistas e professores do projeto; -Apoiar a compra e recepção de material permanente assim como providências quanto ao tombamento no setor de patrimônio; -Receber e enviar correspondências e documentos; -Acompanhar o trabalho de logística do projeto (transporte, alimentação, compra, armazenagem, controle de estoque, processamento de pedidos e distribuição) durante suas diferentes etapas (o planejamento, a implementação e o controle do fluxo de produtos, informações e recursos e atividades), sejam internas ou externas; -Manter arquivos e cadastros de informações atualizados; -Assessorar equipe do projeto com questões práticas da rotina de trabalho, como escrever atas de reuniões, ofícios, preparar documentos, planilhas de controle, prestar informações ao público, responder e-mails; -Realizar cotação preços de passagem aérea e/ou terrestre para compra em conformidade como desenvolvimento do cronograma de atividades. Experiência na área