Vaga de Assistente de Eventos (CSC/CBR)

O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante. Sobre esta posição: Estamos procurando um profissional para atuar como assistente de eventos na Representação do BID no Brasil. Nesta função, você irá apoiar o Coordenador de Protocolo e Eventos no planejamento, organização, execução e acompanhamento de eventos, reuniões e atividades das quais o Banco participe, bem como apoiar o Pool de Serviços Operativos (PSO) em temas administrativos e no atendimento de demandas dos clientes internos com qualidade e eficiência. Você trabalhará no departamento Administrativo de CSC/CBR. Esta equipe é responsável por orientar, promover e apoiar o planejamento, gestão e desenvolvimento de recursos financeiros e humanos na implementação de serviços e processos. Sob a supervisão da Administração, o Assistente de Eventos prestará suporte às operações com qualidade e eficiência esperados. O que você fará: O/a candidato/a selecionado/a realizará as seguintes atividades: Apoiar o Coordenador de Protocolo e Eventos no zelo pela observância da ordem de precedência em todos os eventos oficiais e no cumprimento dos aspectos cerimonias da instituição em todas as reuniões oficiais: Auxiliar no planejamento e organização dos aspectos cerimoniais da instituição para eventos de pequeno, médio e grande porte; Auxiliar no levantamento de indicadores-chave para medir a eficiência dos serviços prestados pelas partes envolvidas na realização de reuniões e eventos; Apoiar na elaboração de resumos executivos, programas e roteiros minuto a minuto; Providenciar a logística em todas as suas fases (antes, durante e depois) de missões, reuniões, videoconferências, eventos internos/externos (convites, carta acordo, alimentação, hotel, transporte, recepção de convidados/autoridades etc.), bem como preparar, enviar, classificar e arquivar toda documentação solicitada; Apoiar em assuntos administrativos como telefonemas, agendamentos, alinhamentos de agenda com órgãos governamentais, entre outros; Prestar Atendimento aos clientes internos de todas as demandas relacionadas aos projetos, adotando critérios de prioridade, com o objetivo de cumprir os indicadores de qualidade e prazos estabelecidos; Preparar, enviar, acompanhar, classificar e arquivar todas as correspondências padrão, relacionadas à preparação de projetos, aos contratos de empréstimo e ao cumprimento de todas as suas cláusulas e prorrogações; aos planos de aquisições e conceitos obrigatórios de aquisições e registro PRISM; aos desembolsos; aos EFAS e às solicitações dos auditores; e demais correspondências que forem solicitadas; Incluir no sistema os contratos de consultores individuais e seus aditivos, bem como acompanhar todo o trâmite dos mesmos até sua assinatura e envio ao Setor Administrativo; orientar em relação à solicitação de pagamentos de seus honorários; Atuar junto à agência de viagens, com a qual o BID mantenha contrato, em todos o trâmite relativo às viagens operativas: solicitação/alteração/cancelamento de passagens, hospedagens nacionais e internacionais e prestação de contas (SOEs); Encaminhar para processamento do Setor Administrativo todos os pagamentos de faturas de gastos relacionados aos temas corporativos dos projetos, atendendo aos procedimentos de compras corporativas e políticas vigentes; Traduzir ou revisar pequenos documentos Português>Espanhol>Inglês, quando necessário; Operar todos os sistemas BID que estejam relacionados às atividades desempenhadas: SISCOR, ezShare; Convergência, Concur, Service Now, PRISM, Self Service, LAMA, Business Partener Portal e aqueles que estejam vigentes à época; Manter organizado os espaços de trabalho e a documentação (física e/ou virtual) sob a sua responsabilidade e garantir que os recursos materiais necessários às atividades do trabalho estejam disponibilizados. O que você vai precisar: Educação: Graduação em Secretariado Executivo, Administração, Eventos, Relações Internacionais ou outros campos relevantes para as responsabilidades da função. Experiência: Pelo menos 2 anos de experiência profissional relevante. Línguas: Português fluente. Domínio de espanhol e/ou inglês será um diferencial. Habilidades principais: Aprender continuamente. Colaborar e compartilhar conhecimento. Foco nos clients. Comunicar e influenciar. Inovar e experimentar coisas novas. Habilidades Técnicas: Domínio do Pacote Office (uso de todas as ferramentas do Outlook e Office). Requisitos: Cidadania: Você é cidadão brasileiro ou cidadão de um dos nossos 48 países membros, com residência ou permissão legal para trabalhar no Brasil. Consanguinidade: Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab. Tipo de contrato e duração: Tipo de contrato: Consultor Nacional Full-Time. Duração: 12 meses. Local de trabalho: No local  Brasília  DF O que nós oferecemos O grupo BID oferece benefícios que respondem às diferentes necessidades e momentos da vida de um funcionário. Esses benefícios incluem: Um pacote de remuneração competitivo. Licença e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental neutra em termos de gênero Seguro de saúde: o Grupo BID fornece um subsídio mensal para a compra de seguro de saúde Plano de poupança: O Grupo BID se preocupa com o seu futuro. Dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio mensal do plano de poupança. Horários de trabalho híbridos e flexíveis Saúde e bem-estar: Acesso ao nosso Centro de Serviços de Saúde, que oferece cuidados preventivos e educação em saúde para todos os funcionários. Apoio ao desenvolvimento: oferecemos oportunidades de aprendizado para aprimorar seu perfil profissional, como seminários, aconselhamento profissional 1:1 e muito mais. Nossa cultura No Grupo BID trabalhamos para que todos tragam o que há de melhor e autêntico para o trabalho, dispostos a experimentar novas abordagens sem medo e onde sejam responsáveis e recompensados por suas ações. Diversidade, Equidade, Inclusão e Pertencimento (DEIB) estão no centro da nossa organização. Celebramos todas as dimensões da diversidade e incentivamos mulheres, pessoas LGBTQ+, pessoas com necessidades especiais, afrodescendentes e indígenas a se inscreverem. Garantiremos que os indivíduos com deficiência recebam acomodações razoáveis para participar do processo de entrevista de emprego. Se você for um candidato qualificado com necessidades especiais, envie um e-mail para Diversity@iadb.org para solicitar acomodação devida para preencher esta inscrição. Nossa equipe de recursos humanos analisa cuidadosamente cada inscrição. Sobre o Grupo BID O Grupo BID, composto pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), BID Invest e BID Lab, oferece soluções de financiamento flexíveis a seus países membros para financiar o desenvolvimento econômico e social por meio de empréstimos e doações a entidades públicas e privadas na América Latina e o Caribe. Sobre o BID O Banco Interamericano de Desenvolvimento tem como missão melhorar vidas. Criado em 1959, o BID é uma das principais fontes de financiamento de longo prazo para o desenvolvimento econômico, social e institucional da América Latina e o Caribe. O BID também realiza projetos de pesquisas de vanguarda e oferece assessoria sobre políticas, assistência técnica e capacitação a clientes públicos e privados em toda a região. 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