Vaga de Auxiliar Administrativo

Responsabilidades Principais Gestão de Documentos: Organizar, arquivar e gerenciar a documentação relacionada aos projetos, incluindo contratos, plantas e documentos de conformidade. Preparar e revisar documentos como relatórios, correspondências, propostas e outros materiais administrativos. Suporte à Comunicação: Atuar como ponto de ligação entre diferentes departamentos, fornecedores e clientes, garantindo uma comunicação eficaz. Responder a e-mails, atender chamadas telefônicas e encaminhar comunicações para os membros apropriados da equipe. Assistência em Gestão de Projetos: Auxiliar na preparação de cronogramas de projetos e monitorar prazos. Ajudar na coordenação das atividades do projeto, assegurando que todos os aspectos estejam alinhados com os objetivos operacionais. Controle Financeiro: Auxiliar no processamento de faturas e no controle de pagamentos e recebimentos. Preparar orçamentos iniciais sob supervisão e manter registros financeiros atualizados. Recursos Humanos: Apoiar o processo de recrutamento, como agendar entrevistas e preparar documentos de contratação. Manter registros de funcionários atualizados e ajudar na administração de benefícios e folha de pagamento. Suprimentos e Logística: Gerenciar o estoque de suprimentos de escritório e de construção, fazendo pedidos conforme necessário. Organizar a logística de entrega de materiais para os canteiros de obras. Compliance e Regulamentações: Ajudar a garantir que todos os projetos estejam em conformidade com as leis e regulamentos locais. Auxiliar na obtenção de licenças, inspeções e outras aprovações governamentais. Habilidades e Competências Necessárias Organização e Atenção aos Detalhes: Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente e manter a precisão em um ambiente de trabalho dinâmico. Habilidades de Comunicação: Excelente comunicação escrita e verbal, essencial para lidar eficazmente com clientes, fornecedores e colegas de equipe. Conhecimento em Informática: Proficiência em softwares de escritório, como Microsoft Office, e capacidade de aprender rapidamente outros programas específicos usados na gestão de projetos. Capacidade de Solução de Problemas: Habilidade para identificar problemas e desenvolver soluções eficazes de maneira proativa. Trabalho em Equipe: Capacidade de colaborar com diferentes equipes e contribuir para um ambiente de trabalho positivo. Formação Educacional: Curso técnico em administração ou secretariado pode ser preferível. Experiência Prévia: Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente em um ambiente semelhante ao da indústria da construção. Habilidades de Computação: Proficiência em Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Experiência com sistemas de gestão de documentos ou software de gestão de projetos é altamente valorizada. Habilidades de Comunicação: Excelente comunicação verbal e escrita, capaz de redigir documentos e comunicar-se efetivamente com diferentes stakeholders. Organização e Gestão do Tempo: Capacidade de organizar tarefas e prioridades para cumprir prazos em um ambiente de trabalho dinâmico. Requisitos Desejáveis Educação Superior: Graduação em Administração de Empresas, Secretariado ou áreas relacionadas pode ser um diferencial. Competências em Gestão Financeira: Noções básicas de contabilidade e experiência em processamento de faturas e gestão de despesas. Multilinguismo: Conhecimento de um segundo idioma, especialmente inglês. Habilidades Interpessoais: Boas habilidades de relacionamento interpessoal, sendo capaz de trabalhar em equipe e gerenciar conflitos. Conhecimento Específico do Setor: Entendimento básico dos processos e terminologia específicos da construção civil pode ser um grande plus.