Você já ouviu falar sobre o que é assinatura digital? Esse recurso veio para desburocratizar e facilitar a relação entre as partes, seja empresas ou pessoas físicas.
Apesar de ser bastante comum no dia a dia das corporações, esse artifício ainda gera muitas dúvidas sobre a veracidade, funcionamento, segurança e muitas outras questões.
Pensando nisso, separamos essas principais dúvidas para tentar respondê-las e te auxiliar a entender todos os detalhes sobre a assinatura digital. Continue a leitura e confira!
O que é assinatura digital?
Se você já teve que rubricar um documento virtualmente, provavelmente reparou que a assinatura digital é igual à feita a mão, porém de uma maneira eletrônica.
Sendo assim, é realizada por meio de dispositivos, como smartphones, computadores, entre outros. Legalmente, as duas tem a mesma validade e podem firmar compromissos seja para contratos ou diferentes tipos de declarações.
No entanto, para ter segurança com esse tipo de assinatura, há certos padrões que as empresas precisam seguir, como os da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Além disso, devem ser associadas a um certificado digital e serem criptografadas para garantir a proteção de todos os indivíduos.
Para que serve a assinatura digital?
Conforme já trouxemos mais acima, a assinatura digital é usada para substituir a manuscrita em certas situações. Ela serve para assegurar legalidade e validade a um documento, garantindo maior segurança e proteção para os indivíduos, dados e informações.
O importante é que essa modalidade só é legitimada após uma série de situações, como:
- autenticidade: o autor deve ter acesso a uma chave-privada particular;
- integridade: não pode haver alterações no documento;
- validade jurídica: o documento é legal perante as autoridades.
- irretratabilidade: não é possível voltar atrás daquilo que foi assinado.
Como funciona a assinatura digital?
A assinatura digital funciona por meio de um certificado e chave privada de uso exclusivo da pessoa que deve rubricar o documento.
Esses recursos são fornecidos por uma empresa terceirizada, uma Autoridade Certificadora (ACs) que chancela, dá autenticidade e segurança para o contrato e as partes envolvidas.
É da empresa a responsabilidade de estar em conformidade com essas questões. Dessa forma, é preciso que ela se dirija a uma AC autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
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Quando a assinatura digital pode ser usada?
A assinatura digital pode ser usada em diferentes ocasiões e áreas, como jurídica, contábil, saúde e mais! Estando em conformidade com a recomendação da certificação digital e chave privada, qualquer empresa pode utilizar desse artifício. As pessoas físicas também podem usar para os mais variados fins.
Assinatura digital na admissão do trabalho
Uma das formas mais usuais de encontrar a assinatura digital é na admissão de um trabalho. Setores de RH de diversas empresas oferecem essa modalidade de contrato para otimizar tempo e recuso — além de ser muito mais prático para o colaborador.
E, não é apenas essa equipe que se beneficia com esse recuso, os departamentos jurídico e financeiro também usam muito, já que conseguem fazer análises e processos muito mais rápidos.
Benefícios da assinatura digital na admissão do trabalho
Por ser bastante vantajoso, a assinatura digital é bastante usada na admissão do trabalhador. Entre os principais benefícios a questão da otimização de tempo e processos se destaca.
Além disso, há a possibilidade de:
- contratação de colaboradores remotos;
- redução de custos com papéis e espaço físico para armazenamento de documentos;
- segurança de dados que ficam armazenados na cloud;
- organização de documentos;
- autenticidade e validade legal.
Quais as vantagens da assinatura digital?
Para além dos benefícios específicos da assinatura digital na admissão do trabalho, existem, ainda, outras vantagens bastante importantes para as demais áreas. Confira as principais delas abaixo!
1. Otimização de processos
Ao implementar a assinatura digital as empresas otimizam processos, já que o fluxo do trabalho fica bem mais linear e, com isso, mais eficiente e rápido.
Além disso, como as duas partes fazem as rubricas na mesma plataforma, há menos esforços e melhor gerenciamento dos documentos.
2. Segurança
Como a assinatura digital requer uma série de requisitos, como criptografação e Autoridade Certificadora, é uma modalidade bastante segura — mais ainda que a forma manuscrita.
Sendo assim, evita com mais potencia as possíveis fraudes, assegurando uma melhor integridade e assertividade ao contrato.
3. Redução de custos
Por ser feita de forma eletrônica e no meio virtual, esse estilo reduz custos com papéis, escritório e departamento jurídico. Você sabia que nessa modalidade não é preciso fazer a justificativa em cartório?
Pois é! Esse é uma economia e tanto. Além disso, não há gastos com impressões, conta de energia, aluguéis de espaços físicos e muito mais.
4. Sustentabilidade
Este benefício está bastante atrelado a redução de custos. Como a assinatura digital economiza papéis, cartuchos de tintas e outros materiais de escritório, é possível classificá-la como uma modalidade mais sustentável.
Assinatura digital e eletrônica são as mesmas coisas?
A assinatura digital e eletrônica não são as mesmas coisas. A primeira é apenas uma das opções da segunda, que é muito mais abrangente, de acordo com a Lei nº 14.603/2020, ela é classificada quando qualquer tipo de validação de documentos passa por meios eletrônicos.
Já a outra opção precisa de certificados para estar apta a ser correspondida com essa nomenclatura.
Como já deu para perceber, esse procedimento é seguro, tem validade jurídica e oferece muito mais praticidade para todas as partes envolvidas. Não se esqueça, porém, de assegurar que haja os certificados e autenticidade para evitar cair em fraudes.
Quer entender melhor como funciona o processo de admissão? Preparamos um guia com todas as informações que você precisa saber. Estamos te esperando lá!
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