Vaga de Analista de Eventos

Essa posição responderá a uma coordenadora operacional, que por sua vez responde para a Diretoria de Produção. Atividades a serem desempenhadas consistem principalmente no apoio a essa Coordenação Operacional em processos como solicitação de orçamento, follow up com fornecedores até fechamento de proposta, apresentação de proposta à coordenação, apoio à coordenação na gestão de processos pré, durante e pós-evento com os seguintes fornecedores: ü Locação de espaços ü Audiovisual ü Alimentos e Bebidas ü Transporte ü Montagem ü Gestão de equipe ü Atividades sociais ü Receptivo (Equipe freelancers) ü Itens diversos para eventos (pastas, canetas, blocos de anotações) ü Itens gerais de logística (segurança, brigada e ambulância) Apoio na organização de eventos sociais ü Contribui na execução de planejamentos de jantares, coquetéis e outras ações de cunho social. ü Interface com fornecedores diversos, por exemplo de decoração, brindes , atrações artísticas e musicais. Contribuição na montagem de Budgets ü Solicitação e regimento de orçamentos para montagem do budget junto ao coordenador da área, para posterior envio do estudo para aprovação do gestor responsável. Adequação e finalização do arquivo. ü Acompanhamento da execução e atualização dos custos nos budget aprovados. Readequação do arquivo em caso de over budget. ü Participação no processo operacional de fechamentos pós evento dos budgets e fechamento geral anual para que a Coordenação Operacional finalize o processo, envie ao Gestor da área de produção e posteriormente à Gestão Financeira. Gestão dos contratos de fornecedores (parte burocrática) ü Apoio na confecção, análise inicial e adequação de contratos entre as partes ü Apoio no controle do fluxo de aprovação, assinatura e arquivos desses contratos ü Apoio no controle dos prazos de pagamentos, garantindo o cumprimento das cláusulas Gestão do fluxo de pagamentos de fornecedores dos eventos junto ao financeiro ü Apoio no recebimento e gestão de Nfs, boletos, recibos e ND de fornecedores e freelancers ü Apoio na aprovação dos processos de pagamento ü Apoio na adequação das datas de vencimento baseado nos prazos aprovados ü Apoio na gestão do envio do processo de pagamento dentro do prazo solicitado pelo financeiro Organização das ações de Comunicação Interna - Atividades de congraçamento de colaboradores ü Atuação em parceria com as áreas de Marketing e de Comunicação para a organização das comemorações mensais de aniversariantes e de outras datas comemorativas. Apoio na contratação de buffets, montagem, decoração, desmontagem etc. Coffee Break Semanal para a Diretoria ü Ser responsável por adquirir os itens necessários para o coffee break da diretoria todas as quartas-feiras. ü A confirmação dos participantes é realizada com setor de Relacionamento no dia anterior, e a montagem fica a cargo de copeira da empresa. O que esperamos dessa pessoa: " Ser proativa; " Ter boa comunicação escrita e verbal; " Atenta ao detalhe; Benefícios e modelo de trabalho: " Trabalho de segunda a sexta-feira e aos finais de semana quando tiver eventos. Vaga 100% presencial na região da Paulista; " VA - R$350,00 " VR - R$35,35 por dia útil " VT - Desconto de 6% do valor do salário " Plano de Saúde - Porto Seguro Saúde Ouro Mais Q