Vaga de Assistente Administrativo I – Secretaria- SP

Realiza treinamentos diários, leituras de manuais, assiste aulas em vídeo e participa de reuniões diárias para alinhar tarefas e definir prioridades. Atender clientes via telefone, WhatsApp e e-mails, enviando formulários para levantamento de informações, registrando no Outlook e no sistema Omie. Gerenciar atendimento via WhatsApp, revisando mensagens do dia anterior, relembrando pendências, e atualizando e registrando informações no sistema OMIE. Cuidar do atendimento das contas de e-mails de clientes, fornecedores e prestadores de serviços, revisando mensagens do dia anterior, elaborando relatório de e-mails e registrando informações no sistema OMIE. Gerenciar e coordenar os serviços de tradução, desde a análise inicial até a entrega final, incluindo atividades operacionais, elaboração de orçamentos, análise de arquivos, reuniões de alinhamento, e tarefas financeiras relacionadas a projetos. Realizar operações financeiras dos serviços de tradução na nuvem e no sistema OMIE, incluindo extrato de tradutores, agendamento de pagamentos, emissão de notas fiscais, conciliação e follow-up diário com clientes, tradutores e intérpretes. Assegurar o registro e a organização de todas as informações de clientes e prospects no sistema, conduzindo todo o processo administrativo e financeiro desde o primeiro contato até a entrega dos serviços de tradução. Revisar o sistema OMIE e planilhas para garantir a integridade das informações, gerenciar vendas e relacionamentos com clientes, controlar orçamentos, contratos, ordens de serviço, faturamento, emissão de notas fiscais, boletos e contas a receber. Realizar backup regular e recuperação de dados no sistema Omie, avaliar possíveis integrações e automações para melhorias, e elaborar relatórios e apresentações. Executar tarefas relacionadas ao LinkedIn e Outlook, como enviar felicitações de aniversário, atualizar contatos e registrar informações conforme manuais. Responsável pela gestão da agenda corporativa e Pessoal, coordenando compromissos e tarefas importantes para o bom funcionamento da empresa e Pessoal, manter todos os membros da equipe informados sobre suas responsabilidades e horários, promovendo uma comunicação clara e eficaz. Gerenciar e manter atualizada a agenda corporativa e Pessoal, garantindo que todos os compromissos, reuniões e eventos sejam organizados de forma eficiente. Comunicar todos os dias com os membros da equipe para garantir que estejam cientes de seus compromissos e responsabilidades. Organizar e preparar materiais necessários para reuniões, incluindo agendas, apresentações e documentos relevantes. Conduzir reuniões com tradutores/intérpretes, clientes e diretores, incluindo reuniões financeiras, diárias e operacionais de projeto. Remuneração: Faixa do Salário de R$ 2.400,00 a 2.550,00; Benefícios: vale-alimentação R$ 26,10 por dia, ajuda de custo (internet/luz) no valor de R$ 200,00 por mês. Instrumento de trabalho fornecido pela empresa, notebook e celular. Horário de Trabalho: segunda-feira a sexta-feira das 08:00 às 12:00, Intervalo para Almoço das 12:00 Às 13:00 Retorno das 13:00 às 18:00. Trabalho aos sábados obrigatório, sendo o 1° sábados e o 3° sábados de cada mês das 08:00 às 12:00. Tipo de vaga: Home Office integral e 1 vez por mês reunião presencial na região da Mooca - Zona Leste. Regime de contratação CLT (Efetivo). *Formação:* Ensino Médio desejado Superior em formação em secretariado ou Administração de Empresas. Exigências: - Experiência prévia como secretária ou em um cargo administrativo semelhante, com ênfase na gestão de agenda e organização de eventos, Conduzir reuniões e apresentações e orçamentos. - Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, com a capacidade de interagir com pessoas de todos os níveis da organização. - Forte capacidade de multitarefa e gerenciamento de tempo, com atenção aos detalhes e habilidade para lidar com prazos apertados. -Experiência com Agenda execução e gerenciamento de agendas - Experiência em atendimento online a clientes via e-mail, chat ou WhatsApp e Administrar contas de e-mails e WhatsApp; - Experiência anterior com elaboração de orçamentos - Pacote Office: Word Intermediário, Excel, Power Point, Outlook e Utilização da Internet- Conhecimentos Pacote Office. Desejado: Omie / SalesForce / Outro Sistemas