Vaga de Assistente Executiva(o) Presidência
1 vaga: | CLT (Efetivo) | Publicada em 23/05
- A combinar
Sobre a vaga
Assessoria direta aos Executivos em questões corporativas e pessoais que couberem ao cargo;
Assessoria em reuniões tanto de Conselho Consultivo, quanto do Conselho de Sócios (Família), com preparação de documentos, assessoria na coleta e compilação de dados (relatórios para o conselho), atendimento das demandas sobre viagens e seus detalhes para os conselheiros para as reuniões, preparação dos ambientes de reuniões, incluindo refeições, preparação de atas e demais demandas pontuais para as reuniões (desejável);
Sistematização e gestão de correspondência, documentos e bancos de dados sensíveis e confidenciais, tanto físicos quanto digitais;
Elaboração e edição de documentos, relatórios, apresentações e KPIs para o nível executivo, com eventual análise de dados e propostas de soluções e melhorias;
Organização e suporte (logística, confecção de atas, follow-up, etc.) a reuniões e eventos em nome do corpo Executivo;
Gerenciamento de viagens executivas e todas as suas demandas relacionadas (horários, passagens, hotéis, traslados, alterações, jantares, visitas, agendas externas e de terceiros, etc.);
Administração das responsabilidades administrativas e financeiras operacionais dos assessorados, com seus respectivos documentos e formulários, seguindo procedimentos e políticas organizacionais (compliance, despesas, férias, orçamentos, compras, reembolsos, etc.), incluindo propostas de redução de despesas e custos e melhoria de processos;
Controle de ferramentas financeiras, em suas validades e faturas como cartões de crédito, fidelidade, convênios, e de documentos pessoais (CNH, vistos, passaporte, seguros, multas, etc.);
Atendimento das demandas pontuais de suporte ao(s) Executivo(s) assessorado(s) e, sempre que necessário, atuando junto às lideranças das diversas áreas;
Auxilio e filtro das áreas e pessoas que necessitem de contato ou apoio da Presidência/Diretoria;
Gestão e follow-up de contratos relativos à Presidência/Diretoria;
Suporte a projetos e iniciativas especiais que demandem atenção dos Executivos, bem como de sua experiência e influência;
Antecipação de problemas e das necessidades do(s) Executivo(s) assessorado(s) e fornecimento de soluções de forma proativa;
Atuação como parceria das demais áreas, para garantir performance nos fluxos dos trabalhos estratégicos/executivos.
Formação superior em secretariado executivo, administração, financeiro ou áreas afins;
Experiência no atendimento/suporte a altos executivos (Presidentes, Vice-Presidentes, Diretores);
Domínio do Pacote Office;
Inglês fluente (obrigatório) e espanhol com bom nível (desejável).
Disponibilidade para atuação presencial de segunda à sexta-feira, das 8h00 às 18h00.
Idioma: Inglês - Fluente, Espanhol - Intermediário
Idioma: Inglês - Fluente, Espanhol - Intermediário