Vaga de Secretária Executiva | Facilities

Assistente pessoal: auxiliar a diretoria no agendamento/cancelamento de compromissos, bem como em necessidades do cotidiano (providenciar compras de materiais e suprimentos profissionais e pessoais), organizar documentos e correspondências, direcionar e-mails e telefonemas, bem como receber clientes e fornecedores na empresa, controlar documentos e correspondências e participar de reuniões na elaboração de atas e pautas. Realizar tarefas de compras de material de escritório e gerenciar estoques. Auxílio na manutenção predial: supervisionar os fornecedores responsáveis pela limpeza, segurança, controle de acesso, telefonia, TI e serviços gerais, garantindo o funcionamento eficiente e a conformidade com os padrões de qualidade da agência. Participar ativamente de projetos de melhoria e implementação de novas iniciativas relacionadas à gestão de manutenção do escritório, contribuindo com ideias e soluções inovadoras para aprimorar a eficiência operacional. Suporte administrativo: auxiliar na gestão de contratos de fornecedores, manutenção de registros, controle de estoque de materiais. Controle de inventário da agência e outras tarefas administrativas. Planejamento e orçamento: desenvolver e monitorar planos de manutenção preventiva e corretiva, bem como elaborar e gerenciar o orçamento da área garantindo o uso eficiente dos recursos financeiros e materiais. Ensino Superior completo, preferencialmente com formação em Secretariado ou Graduação em Administração, Comunicação ou áreas correlatas. Bom conhecimento do pacote Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint e Outlook, com habilidade para criar documentos, planilhas, apresentações e gerenciar comunicações eletrônicas. Fluência em inglês (escrito e falado) é essencial. Habilidade para alta interação social e comunicação com as diversas áreas da empresa Atendimento / hospitalidade (cliente, fornecedor e colaborador Senso de responsabilidade e proatividade Noções de priorização Resiliência e boa interação com pessoas (clientes, fornecedores e demais áreas) Habilidade para trabalhar de forma discreta com informações sensíveis. Diferenciais Experiência prévia na função de secretária ou em posições administrativas. Proatividade e capacidade de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe. Atenção a detalhes e precisão em tarefas administrativas e documentação.
Idioma: Inglês - Fluente