Dicas para utilizar o e-mail corporativo sem erro

No dia a dia profissional, a troca de mensagens por correio eletrônico é prática mais do que comum à boa parte dos trabalhadores. Entretanto, apesar de bastante rotineiro o uso do e-mail deve ser feito com bastante atenção para evitar erros que podem prejudicar a imagem do profissional e causar falhas de entendimento quanto à mensagem transmitida.

Não é de hoje que a comunicação corporativa, especialmente via e-mail, tem ganhando importância nas empresas. Ainda assim, é comum encontrar profissionais que não possuem habilidades de comunicação por mensagens, o que pode trazer danos irreparáveis às corporações que eles representam.

“As regras devem ser seguidas para que os e-mails profissionais trocados dentro da empresa ou com clientes e parceiros possam ter a qualidade necessária para que se entenda a mensagem, se evite mal-entendidos e mantenha o respeito da companhia que você representa”, explica Vivian Rio Stella, doutora em Linguística pela Unicamp e diretora da empresa de treinamento executivo VRS Cursos, de São Paulo.

Segundo Vivian, que há mais de dez anos dá consultoria e coaching na área, “terrenos em que ‘todo mundo sabe tudo’, como o da troca de e-mails de negócios, são os mais cheios de armadilhas – e daquelas que podem custar caro. Para piorar, são falhas que impactam tantos negócios quanto a imagem de quem escreve errado – é um duplo tiro no pé”.

Confira a seguir 4 erros muito comuns que os profissionais cometem na hora de enviar um e-mail, de acordo com a especialista.

1. Não deixar claro o propósito do e-mail

Talvez se queira pedir aumento de preço ou alterar características de um serviço, mas por receio de ‘ferir os brios’ do outro lado se foca nas frases de cortesia, deixando a mensagem ambígua; outra situação é aquela em que a pessoa de fato não escreve bem – e se torna exercício de adivinhação decifrar o conteúdo.

2. Detalhar demais as informações

É um tipo de erro semelhante ao anterior; porém, aqui, a falha se dá pelo excesso. Usando o mesmo exemplo de aumento de preço, depois de 3 parágrafos sobre os porquês, comos e quandos, qualquer um se perde da informação central do e-mail. Se a ideia é se comunicar, isso já não está ocorrendo.

3. Envolver muitos contatos, sem que todos precisem estar em cópia
A pseudodemocracia corporativa e o desejo de manter a “todos” informados costuma causar grandes prejuízos, em especial porque o número de interações em uma troca de e-mails é proporcional à quantidade de pessoas copiadas. Aquela história de perder a última versão de um relatório começa assim.

4. Redigir e-mail com raiva e transparecer esse sentimento no texto
Que deselegância – e acontece com frequência. Depois não adianta reclamar que o cliente ou fornecedor não vai com a sua cara. Na verdade, você “disse” que não gosta dele, e isso é bem difícil de reverter.

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