Como evitar erros na gestão do e-mail corporativo?

Provalvelmente você possui um e-mail. Seja um endereço eletronico dentro da empresa na qual trabalha ou um para organizar seus assuntos pessoais, a caixa de mensagem online sempre está presente em nosso dia.

E assim como a sua importância, saber gerência-la pode ajuda e muito na produtividade de suas tarefas e até mesmo de sua carreira. Então, conheça agora maneiras de usabilidade mais assertivas e também os erros mais comuns ao utizar o seu e-mail.

Vamos a leitura?!

O e-mail corporativo

O e-mail corporativo ou pessoal se tornou uma das formas de comunicação mais utilizadas atualmente. Enquanto encontramos pessoas que não utilizam redes sociais, é cada vez mais difícil encontrar quem não tenha uma conta de email.

Segundo pesquisa da Statista, em 2021, 4,03 bilhões de pessoas em todo o mundo usam o email. A mesma pesquisa espera que esse número aumente para 4,48 bilhões até 2024.

Para as empresas e funcionários, o email é um meio de comunicação fundamental, tanto internamente como com seus clientes, fornecedores e parceiros. No entanto, quando se trata de email para empresas, realizar a sua gestão requer alguns cuidados para que seja possível manter uma comunicação efetiva.

Como gerenciar o envio de um e-mail?

A produtividade é um aspecto cada vez mais valorizado pelas empresas. Perder tempo com tarefas inúteis ou com ações que não vão gerar bons resultados é sinal de que algo deve ser corrigido. Nessa hora, a boa gestão do email é essencial para os colaboradores serem mais eficientes.

Uma pesquisa da Mckinsey Global Institute revelou que mais de um quarto do tempo de trabalho de uma pessoa é usado para ler e responder emails. Isso dificulta os colaboradores a ter foco em atividades que poderiam inovar processos e proporcionar mais qualidade aos serviços da organização.

Para que este tempo possa ser reduzido, separamos algumas dicas para auxiliar na gestão, confira!

• Tenha horários para abrir a caixa de e-mails;
• Não acumule e-mails na caixa de entrada: se notar que isso está acontecendo, separe 20 minutos para dar uma “limpada” nessa lista;
• Delete em-ails que não têm informações relevantes que você precisaria manter arquivadas;
• Ao notar que está recebendo e-mails de newsletters que não lê mais ou perdeu o interesse, cancele as assinaturas e pare de receber essas interrupções;
• Fique de olho na caixa de spam, muitas vezes e-mails de seu interesse estão indo para lá.

Quando falamos em gerenciamento dos e-mails, a organização tem um papel fundamental e pode ser realizada com ajuda das funcionalidades disponíveis na ferramenta que você usa.

Assim, utilize pastas para dividir os e-mails por assuntos, clientes ou departamentos, empregue alertas, assinale prioridades com os ícones disponibilizados pelo aplicativo, entre outras soluções.

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Conheça os erros mais comuns na gestão do e-mail

Prestar atenção a alguns detalhes é essencial para gerar uma reputação positiva entre outros profissionais e não cometer gafes.

Por isso, conheça os seis principais erros praticados quando o assunto é e-mail corporativo e confira algumas dicas úteis.

1 – Tome cuidado ao acionar o “responder a todos”

Existem situações em que é preciso enviar email para mais de um remetente, principalmente quando falamos em algum aviso para colegas de trabalho ou negociações que envolvam outros setores.

Por isso, é preciso ter muito cuidado quando você for responder este tipo de email. Muitas pessoas cometem o erro de responder para todos os envolvidos na conversa e não apenas para o remetente.

Lembre-se que, em se tratando de uma resposta pessoal, as demais pessoas podem não estar interessadas no que você tem a dizer.

2 – Não gerenciar arquivos de e-mail na nuvem

Atualmente, grandes volumes de informações são enviados por email. Desse modo, é essencial que o gerenciamento seja feito em nuvem, pois, assim, evita-se que informações importantes sejam perdidas. Alguns servidores de e-mails já possuem este serviço, permitindo o armazenamento de documentos de na nuvem.

3 – Cuidado com erros ortográficos e gramaticais

Para passar uma imagem séria e elegante aos seus destinatários, você deve evitar erros de português ao redigir seu email profissional. Em caso de dúvida ao escrever determinada palavra, uma simples busca online ou em dicionários podem te ajudar a passar uma imagem mais profissional perante seus contatos.

É preciso também ter cuidado com as abreviaturas. Portanto, antes de usar qualquer elemento que possa gerar dúvidas nos e-mails que você for enviar, pesquise!

4 – Não escrever de forma coerente

Ao escrever um email, é importante que todas as informações sejam organizadas de forma clara, para que não haja dúvidas por parte de quem está lendo o conteúdo.

Tente ser objetivo, mas ao mesmo tempo informar com clareza ao destinatário.  Tenha uma linha clara de raciocínio antes de escrever. Mas não se engane: ser objetivo não significa ser grosseiro.

5 – Transparecer sentimentos negativos

Com certeza você ou alguém próximo já ficou nervoso no momento de responder um email sobre uma situação crítica, como um fornecedor que atrasou uma entrega ou um cliente não está realizando o pagamento.

Em situações desse tipo, manter a calma e não deixar transparecer a raiva ou nervosismo no texto é fundamental. A nossa dica é: dê um tempo e responda somente quando a raiva passar. Peça opinião de um colega antes de enviar a mensagem, pois o terceiro analisará o conteúdo de uma maneira neutra.

6 – Não utilizar ferramentas colaborativas

O uso de ferramentas que possibilitam a colaboração em diversas tarefas é fundamental para otimizar o tempo dos colaboradores, além de melhorar a produtividade.

Por isso, conte com soluções que dispõem de mais ferramentas além do e-mail, como chat, videoconferência, armazenamento e edição de arquivos integrados. Seguindo alguns cuidados básicos ao fazer o gerenciamento de email é possível transmitir uma mensagem de forma clara e objetiva.

Gostou das nossas dicas sobre gerenciamento de e-mail? Aproveite então para compartilhar esse texto em suas redes sociais!