Inicialmente, as atas de reunião eram documentos importantes e que exigiam muita formalidade por parte de quem o produzia. Havia a necessidade de ser um documento bastante completo, com todas as informações e assinaturas.
Hoje em dia, as atas de reunião estão com padrões bem mais flexíveis, sendo liberada uma escrita mais usual e próxima da linguagem do dia a dia. Dessa forma, o documento passa a ter cunho de registro e deixa as reuniões mais inclusivas, facilitando o entendimento de outras pessoas que não participaram reunião.
Continue a leitura para conferir para que serve uma ata de reunião, como montar uma ideal para o seu projeto e otimizá-la para acelerar os processos da sua equipe.
O que é uma ata de reunião?
As atas de reunião são os documentos responsáveis por documentar e organizar todos os pontos colocados em pauta e em discussão no decorrer de uma reunião. Ela possui em seu conteúdo todos os pontos que foram discutidos, votados e informados.
Dessa forma, ela facilita o acesso e a conferência de informações àqueles que precisarem e, também, permite que pessoas que estavam ausentes possam se inteirar das pautas debatidas na ocasião.
O documento costuma ser redigido por um responsável fixo, geralmente sendo o secretário. O responsável pela produção pode ser alguém que tenha um cargo com função de auxiliar a empresa administrativamente.
Modelo de ata de reunião informal: como fazer?
Fazer um modelo de ata de reunião é muito simples e pode ser uma maneira de melhorar o trabalho em equipe. Você pode criá-lo a partir do zero e customizá-lo da maneira que fizer mais sentido para o uso do time.
Basta, dentro da sua customização, inserir algumas informações essenciais para a hierarquização e clareza das pautas:
- Cabeçalho: não é necessário que seja uma estrutura engessada, mas é importante conter alguns pontos. Nome do trabalho que está sendo desenvolvido, data, os participantes e o motivo da reunião são alguns exemplos;
- Pauta: no desenvolvimento da ata é importante citar todos os pontos levantados e discutidos durante a reunião e o tempo de duração. Também é interessante registrar as informações e ideias que foram discutidas por cada integrante;
- Próximos objetivos: depois das pautas discutidas, é importante registrar todas as metas que serão traçadas para serem analisadas no próximo encontro. Além disso, vale a pena anotar os detalhes, como os responsáveis por cada meta e quando elas serão concluídas;
- Tópicos para a próxima reunião: utilize esse campo para colocar as informações do próximo encontro. Aqui podem ser informados o local, a data e o horário para que todos possam consultar entre uma reunião e outra.
Com a definição desses pontos também é possível que adequar as informações e a disposição de acordo com a necessidade do projeto. Sinta-se à vontade para fazer os ajustes que julgar necessário.
Modelo de ata de reunião formal: como fazer?
Para os casos que exijam um tipo de documento com mais formalidade, é necessário se atentar a alguns pontos além dos tópicos principais citados no modelo informal.
Cuide para que todos os números sejam escritos por extenso e para que os verbos sejam todos escritos no pretérito perfeito do indicativo. Caso ele seja escrito à mão, atente-se para que não haja rasuras, emendas ou marcas de corretivo no documento.
Uma ata de reunião formal deve incluir:
- A data e o horário da reunião;
- Participantes, tanto os presentes como os ausentes;
- Pontos de discussão importantes;
- As decisões tomadas durante a reunião;
- Ações a realizar resultantes e etapas seguintes;
- A data e o horário das reuniões seguintes.
Evite parágrafos, expressões coloquiais, gírias e abreviaturas. Prefira uma linguagem padrão e próxima à norma culta, formatando as páginas para terem margens de ambos os lados.
Exemplo de uma ata de reunião
Depois de aprender tudo que se deve contar em uma ata de reunião, seja ela formal ou informal, é hora de exemplificar. Confira então um modelo simples:
“Às _ horas, do dia , do mês de _____, do ano de , reuniu-se à Diretoria __________, da (Faculdade, Empresa, Associação) ______________________. Na pauta de reunião, foi discutido que _______ e ________, sendo as seguintes decisões aprovadas e encaminhadas: ______________ , ________________ e ______________ .
A reunião foi presidida por ______________ (nome), _______________________ (cargo) e por mim, ________________ (nome), _______________ (cargo), que a secretariei.
Assinaturas: ______.”
Por que fazer um modelo de ata de reunião?
Ter um modelo de ata pronto e bem estruturado pode resolver ou ajudar a acelerar os processos das reuniões feitas durante a semana. Eles conseguem direcionar os itens essenciais a serem anotados e onde devem ser anotados para que o documento seja estruturado da forma correta.
Além disso, a ata de reuniões consegue monitorar o trabalho pautado nas reuniões, avaliando os progressos para futuras cobranças. Ela também define as tarefas e quem ficará responsável por realizar cada uma.
É muito comum que o início das reuniões seja usado para retomar e relembrar o que foi dito no último encontro, os combinados e quais as tarefas de cada um. A ata, nesse caso, fica responsável por eliminar essa etapa.
Ela serve como fator de otimização do tempo da reunião, relembrando todos os pontos principais e permitindo avançar para a etapa de análise dos resultados.
Recursos para otimizar uma ata de reunião
Existem algumas alternativas que podem tornar a ata ainda mais útil, acelerando as tarefas e servindo como ferramentas para o desenvolvimento do projeto.
1. Videochamadas
As videochamadas podem servir como ferramenta de otimização de processos, tanto internos quanto externos. Seja para reuniões entre a equipe ou com clientes, elas integram todos os participantes, mesmo que nem todos estejam no modelo de home office;
2. Subtarefas
A possibilidade de criar subtarefas permite o desmembramento de objetivos muito grandes em objetivos menores e mais palpáveis. Assim, cada objetivo pode ter um responsável diferente, dividindo as tarefas e aliviando a carga de afazeres de cada integrante;
3. Plataformas de tarefas
Procure investir em uma plataforma de gerenciamento de tarefas para que o projeto fique mais visual para a equipe. Dessa forma, as estruturas ficam mais claras e a realização das etapas será facilitada;
4. Pontos-chave
Pensando na visualização do progresso para a equipe, defina pontos-chave da evolução do projeto. Esses pontos serão importantes para enxergar a conclusão das etapas e as atividades que devem ser feitas para chegar ao objetivo final.
Aproveitando a ideia de melhorar os processos e otimizar os encontros do seu time, confira como se comunicar bem nas reuniões de trabalho e garantir que o desenvolvimento dos seus projetos tenham o êxito esperado!
Agora que você já conheceu como criar uma ata de reunião, que tal compartilhar o conteúdo em sua rede social favorita? Aproveite também para comentar o que achou. Até o próximo post!
